Aloita teh­tä­västä, jonka tunnet jo.

Ehkä muokkaat asiak­kai­den yhtey­de­no­toista työn kuvauksia, laadit viik­ko­kat­sauk­sia tai poimit samoja tietoja useista asia­kir­joista. Tunnet läh­tö­tie­dot ja tavoi­tel­lun lop­pu­tu­lok­sen. Tiedät myös, miltä virhe näyttäisi. Se on hyvä läh­tö­kohta tekoälyn käytölle yri­tyk­sessä.

Ensim­mäi­nen tavoite on saada valmiiksi työ, jonka voit tarkistaa ja ottaa käyttöön. Sen jälkeen voit päättää, kan­nat­taako sama prosessi toistaa.

Mitä tekoälyn käyttö yri­tyk­sessä tar­koit­taa?

Tässä oppaassa sillä tar­koi­te­taan gene­ra­tii­vi­sen tekoäly­avus­ta­jan käyttöä tietojen tul­kin­taan ja esi­mer­kiksi yhteen­ve­don, vertailun, asia­kir­jan tai vas­taus­luon­nok­sen val­mis­te­luun. Kuvailet tehtävän, annat tar­vit­ta­van aineiston ja tarkistat avustajan tuottaman lop­pu­tu­lok­sen.

Tämä eroaa tau­luk­ko­las­ken­ta­kaa­vasta tai ennalta mää­rä­tystä säännöstä. Kaava noudattaa mää­rit­te­le­määsi las­ku­toi­mi­tusta. Tekoäly­avus­taja voi auttaa jäsen­tä­mään sekavaa yhtey­den­ot­toa tai ehdottaa sel­keäm­pää sana­muo­toa. Sinun on silti tar­kis­tet­tava, vastaako sen tulkinta läh­de­ai­neis­toa.

On myös hyö­dyl­listä erottaa kolme vaihetta:

Vaihe Mitä teet Mitä saat
Ensim­mäi­nen kokeilu Annat ohjeen kes­kus­te­lussa ja tarkistat vas­tauk­sen Yhden hyö­dyl­li­sen lop­pu­tu­lok­sen
Tois­tet­tava työnkulku Tallennat ohjeet, läh­tö­tie­to­jen muodon ja tar­kis­tuk­set Prosessin, jonka voit toistaa
Käyttöön mää­ri­tetty auto­maa­tio Määrität tuetut työkalut, käyt­tö­oi­keu­det ja käyn­nis­ty­seh­don Prosessin, jonka sovitut vaiheet toimivat auto­maat­ti­sesti

Taval­li­seen kehot­tee­seen kir­joi­tettu ”tee tämä joka maanantai” ei luo toimivaa vii­koit­taista auto­maa­tiota. Ajastus, pääsy tie­dos­toi­hin ja toiminnot muissa työ­ka­luissa vaativat tuetun toteu­tuk­sen ja tes­taa­mi­sen.

1. Valitse yksi tehtävä, jolla on selkeä lop­pu­tu­los

Etsi toistuva tehtävä, johon voit antaa tar­vit­ta­vat tiedot ja jonka lop­pu­tu­losta on helppo arvioida.

Toistuva tehtävä Hyö­dyl­li­nen ensim­mäi­nen lop­pu­tu­los Mitä tarkistat
Uusien yhtey­den­ot­to­jen käsittely Sisäinen työn kuvaus ja kysy­myk­set puut­tu­vista tiedoista Asiakkaan pyyntö, päi­vä­mää­rät ja työn laajuus
Asia­kas­kat­sauk­sen laa­ti­mi­nen Luonnos hyväk­sy­tyistä muis­tiin­pa­nois­tasi Edis­ty­mi­nen, sitou­muk­set ja jat­ko­toi­met
Toi­mit­ta­jien tar­jous­ten arviointi Vertailu mää­rit­te­le­miesi kri­tee­rien perus­teella Hinnat, rajaukset ja läh­de­viit­teet
Mark­ki­noin­nin suun­nit­telu Kam­pan­ja­suun­ni­telma ja sisäl­tö­luon­nok­set Tar­jot­tava palvelu tai tuote, koh­de­ryhmä ja fak­ta­väit­teet

Valitse yksi tehtävä. Kirjaa sen läh­tö­ai­neisto ja lop­pu­tu­los: ”Laadi tästä yhtey­de­no­tosta työn kuvaus ja vas­taus­luon­nos hyväk­syt­tä­väk­seni.”

Vältä ensim­mäi­sessä kokei­lussa sitou­muk­sia, joita on vaikea perua. Tar­jous­luon­nok­sen voi tarkistaa ennen lähet­tä­mistä. Auto­maat­ti­sesti lähetetty vää­rä­hin­tai­nen tarjous aiheuttaa toi­sen­lai­sen ongelman.

2. Kokoa pieni ja käyt­tö­kel­poi­nen läh­de­ai­neisto

Kerää vain tehtävän edel­lyt­tämä aineisto. Yhtey­den­ot­to­jen käsit­te­lyyn voivat riittää asiakkaan viesti, pal­ve­lu­ku­vaus ja luettelo kysy­myk­sistä, jotka yleensä esität. Viik­ko­kat­sauk­sen pohjaksi voit antaa hyväk­sy­tyt kokous­muis­tiin­pa­not ja edellisen kat­sauk­sen rakenteen.

Säilytä kustakin lähteestä yksi selkeästi nimetty versio. Kerro avus­ta­jalle, mikä asiakirja on ensi­si­jai­nen lähde esi­mer­kiksi nykyi­sistä pal­ve­luista tai sovi­tuista päi­vä­mää­ristä. Jos kaksi lähdettä on ris­ti­rii­dassa, pyydä avustajaa nostamaan ris­ti­riita esiin.

Käytä har­joit­te­lussa kuvit­teel­lista tai ano­ny­mi­soi­tua aineistoa. Tarkista orga­ni­saa­tiosi säännöt ja valit­se­masi työkalun tie­toa­se­tuk­set ennen yri­tys­tie­to­jen antamista. Myös työ­pöy­tä­so­vel­lus voi käyttää pil­vi­pal­ve­luja. Esi­mer­kiksi OpenAI kuvaa työ­pöy­tä­so­vel­luk­sensa pilvi- ja pai­kal­lis­käy­tön vaih­toeh­dot. Selvitä tietojen todel­li­nen käsit­te­ly­tapa ennen arka­luon­tei­sen aineiston jakamista.

Valitse työkalu, jota sinulla on lupa käyttää, ja kokeile sillä juuri tätä tehtävää. Tarkista, että voit antaa tar­vit­ta­vat läh­tö­tie­dot ja saada käyt­tö­kel­poi­sen lop­pu­tu­lok­sen. Jos valitset avustajaa, vertaile Claudea ja ChatGPT:tä mark­ki­noin­ti­teh­tä­vässä samalla teh­tä­vän­an­nolla.

3. Anna avus­ta­jalle hyö­dyl­li­nen ohje

Kehote tar­koit­taa tekoälylle antamaasi ohjetta. Kerro siinä tar­vit­se­masi lop­pu­tu­los, läh­de­ai­neisto, vas­tauk­sen muoto ja tärkeät rajaukset.

OpenAI:n viral­li­set keho­teoh­jeet suo­sit­te­le­vat antamaan ChatGPT:lle tehtävän kannalta olen­nai­sen tavoit­teen, taus­ta­tie­dot, lop­pu­tu­lok­sen muodon ja rajaukset. Ohjeissa suo­si­tel­laan myös vas­tauk­sen tar­kis­ta­mista ja paran­ta­mista jatko-ohjeilla. Voit käyttää tätä tapaa opet­te­le­matta teknistä sanastoa.

”Auta yhtey­den­ot­to­jen kanssa” jättää useimmat ratkaisut avoimiksi. ”Muokkaa tästä yhtey­de­no­tosta tosi­asioi­hin perustuva työn kuvaus, luettele puuttuvat tiedot ja luon­nos­tele vastaus lupaa­matta hintaa tai päi­vä­mää­rää” antaa teh­tä­välle selkeän lop­pu­tu­lok­sen.

4. Käy läpi käytännön esimerkki

Northbank Deco­ra­ting on kuvit­teel­li­nen yritys. Se saa seuraavan kuvit­teel­li­sen yhtey­denoton:

Voi­sit­teko antaa tar­jouk­sen kokous­huo­neemme maa­lauk­sesta? Vain seinät maalataan. Huoneen mitat ovat noin 4 × 5 metriä. Toi­voi­simme työn teh­tä­väksi kello 18 jälkeen. Onnis­tui­siko ensi tiistai?

Yrittäjä haluaa työn kuvauksen ennen vas­taa­mista. Hyö­dyl­li­seen lop­pu­tu­lok­seen kirjataan

  • pyydetty työ: kokous­huo­neen seinien maalaus
  • annetut tiedot: huoneen liki­mää­räi­set mitat 4 × 5 metriä ja toive ilta­työstä
  • ajankohta: toiveena ensi tiistai, saa­ta­vuutta ei ole vah­vis­tettu
  • puuttuvat tiedot: sijainti, seinien korkeus ja kunto, pääsy tilaan sekä mah­dol­li­nen tarve siirtää kalus­teita
  • jat­ko­toimi: puut­tu­vien tietojen kysyminen ennen kuin tar­jouk­sen laa­ti­mi­sen ete­ne­mi­sestä sovitaan.

Huoneen mitat eivät kerro maa­lat­ta­vien seinien pinta-alaa. Myös ”ensi tiistai” pitää muuttaa kalen­te­ri­päi­vä­mää­räksi ennen kuin siihen sitou­du­taan. Juuri tällaiset yksi­tyis­koh­dat yrittäjän pitää havaita tar­kis­tuk­sessa.

Voit käyttää seuraavaa kehotetta uudelleen. Korvaa haka­sul­keissa olevat kohdat omalla aineis­tol­lasi:

Laadi alla olevasta yhteydenotosta sisäinen työn kuvaus ja vastausluonnos.

Yrityksen taustatiedot: [tarjoamamme palvelut ja tarjouksen laatimisen vaiheet]
Yhteydenotto: [liitä hyväksytty tai kuvitteellinen yhteydenotto]

Sisällytä vastaukseen:
1. Pyydetty työ ja asiakkaan antamat tosiasiat.
2. Puuttuvat tiedot tärkeysjärjestyksessä.
3. Epäselvät päivämäärät, ristiriitaiset tiedot ja tarkistettavat oletukset.
4. Lyhyt ja ystävällinen vastaus, jossa kysyt tarvittavat kysymykset.

Käytä vain annettuja tosiasioita. Erota asiakkaan toiveet vahvistetuista
järjestelyistä. Älä keksi hintaa, saatavuutta tai lupauksia.
Valmistele luonnos hyväksyttäväkseni. Älä lähetä mitään.

Lop­pu­tu­lok­sena on työn kuvaus ja vastaus, jotka yrittäjä voi tarkistaa. Työtä ei ole varattu eikä saa­ta­vuutta vah­vis­tettu.

5. Tarkista lop­pu­tu­los läh­de­ai­neis­tosta

Lue tekoälyn vastausta rin­nak­kain läh­tö­ai­neis­ton kanssa. Tarkista ensin nimet, määrät, päi­vä­mää­rät, hinnat ja sitou­muk­set. Tarkista sen jälkeen, jäikö vas­tauk­sesta pois jotakin työn kannalta olen­naista.

North­ban­kin yrittäjän pitää varmistaa, että vas­tauk­sessa puhutaan vain seinien maa­lauk­sesta, säi­ly­te­tään toive ilta­työstä ja kysytään ensi tiis­taista vah­vis­ta­matta ajan­koh­taa.

Jos vastausta pitää parantaa, anna täs­mäl­listä palau­tetta: ”Säilytä kysy­myk­set, lyhennä aloitusta ja kerro selvästi, ettei ajan­koh­taa ole vielä vah­vis­tettu.” Tallenna ohje, jolla sait paremman lop­pu­tu­lok­sen.

Kokeile prosessia selkeällä, puut­teel­li­sella ja poik­kea­valla esi­mer­killä. Kirjaa kohdat, joissa jouduit puut­tu­maan lop­pu­tu­lok­seen. Jos sama yksi­tyis­kohta jää avus­ta­jalta tois­tu­vasti huo­maa­matta, paranna läh­de­ai­neis­toa tai tar­kis­tus­vai­hetta ennen työnkulun laa­jen­ta­mista.

6. Päätä, kan­nat­taako työnkulku toistaa tai auto­ma­ti­soida

Vertaa koko prosessia taval­li­seen työ­ta­paasi. Laske mukaan val­mis­telu, tar­kis­ta­mi­nen ja kor­jauk­set. Kirjaa käytetty aika, huo­maa­matta jääneet yksi­tyis­koh­dat ja se, oliko valmis lop­pu­tu­los hyö­dyl­li­nen. Nopeasti syntyvä ensim­mäi­nen luonnos on vain osa vertailua.

Jos prosessi toimii hyvin, tallenna kehote, läh­tö­tie­to­jen tar­kis­tus­lista, esi­merk­ki­vas­taus ja tar­kis­tus­oh­jeet samaan paikkaan. Nimeä henkilö, joka vastaa lopul­li­sesta pää­tök­sestä.

Harkitse auto­maa­tiota vasta tämän jälkeen. Määritä, mikä käyn­nis­tää prosessin, mihin tietoihin se pääsee, minne lop­pu­tu­los menee ja mitä tapahtuu, jos tietoja puuttuu. Varmista jokainen yhteys siinä työ­ka­lussa ja sillä käyt­tä­jä­ti­lillä, jolla sitä käytetään. Säilytä hyväk­syn­tä­vaihe ennen asia­kas­vies­tien lähet­tä­mistä tai sitou­mus­ten tekemistä.

Kun ensim­mäi­nen tehtävä toimii luo­tet­ta­vasti, voit tutustua säh­kö­pos­tin auto­ma­ti­soin­tiin tekoälyllä tai rakentaa koko mark­ki­noin­nin työnkulun tekoälyn avulla.

Jos haluat apua yhden toistuvan tekoäly­työn­ku­lun raken­ta­mi­seen omalle tie­to­ko­neel­lesi, pyydä maksuton arvio. Käymme tehtäväsi läpi ja sovimme laa­juu­desta, tar­vit­ta­vista työ­ka­luista ja toteu­tuk­sesta ennen maksua. Sen jälkeen raken­namme sovitun työnkulun kanssasi ja toistamme sen yhdessä.

Usein kysytyt kysy­myk­set

Pitääkö minun osata ohjel­moida?

Voit aloittaa käyttöön hyväk­sy­tyllä avus­ta­jalla, kir­jal­li­silla ohjeilla ja itse anta­mal­lasi aineis­tolla. Myöhemmän auto­maa­tion ohjel­moin­ti­tarve riippuu teh­tä­västä ja työ­ka­luista, joita sen pitää käyttää.

Mitä teen, jos tekoäly antaa varman vas­tauk­sen, jota en voi todentaa?

Pidä kyseistä kohtaa rat­kai­se­mat­to­mana. Kysy, mihin läh­tee­seen vastaus perustuu, avaa lähde ja tarkista alku­pe­räi­nen sanamuoto. Jos et voi varmistaa vastausta, poista väite tai kysy tiedosta vas­taa­valta hen­ki­löltä.

Milloin työnkulku on valmis toisen henkilön käyttöön?

Kun hän pystyy nou­dat­ta­maan tal­len­net­tuja ohjeita, tun­nis­ta­maan puut­teel­li­sen lop­pu­tu­lok­sen ja tietää, kuka hyväksyy työn. Pyydä häntä kokei­le­maan uutta esi­merk­kiä samalla, kun seuraat työs­ken­te­lyä. Paranna ohjeita hänen kysy­mys­tensä perus­teella.